Vitajte v našich Zásadách ochrany osobných údajov
I. Úvodné ustanovenia
1. AIKIDO DOJO HOLÍČ, IČO: 55686109, Občianske združenie: VVS/1-900/90-67197 vedené Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, sekciou verejnej správy, odborom všeobecnej vnútornej správy, oddelením registrácií, Drieňová 22, 826 86 Bratislava. Naše sídlo je Dr. Clementisa 1171/48, 909 01 Skalica. Tieto Zásady vám poskytujú dôležité informácie o tom, ako AIKIDO DOJO HOLÍČ (ďalej len ADH) zhromažďuje, používa a chráni vaše osobné údaje. Plne rešpektujeme a dodržiavame Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov (ďalej len GDPR alebo “Zásady”).
2. Obsahom týchto Zásad sú tieto oblasti:
a) Aké osobné údaje o vás zhromažďujeme a spracovávame,
b) Na aké účely a akým spôsobom ich spracovávame,
c) Komu môžeme vaše údaje poskytnúť,
d) Ako dlho vaše údaje uchovávame,
e) Aké máte práva vo vzťahu k vašim osobným údajom
3. Pre lepšie pochopenie si vysvetlime kľúčové pojmy:
a) Správca vašich údajov: je ním AIKIDO DOJO HOLÍČ (ADH), čo znamená, že my alebo spoločne s inými určujeme účely a spôsoby spracovania vašich osobných údajov,
b) Subjekt údajov ste vy – fyzická osoba (či už podnikajúca, alebo nepodnikajúca), ktorej údaje spracovávame, napríklad ak ste členom ADH, alebo Vám poskytuje ADH službu v rámci činnosti ADH alebo nám poskytujete služby Vy,
c) Osobné údaje: sú akékoľvek informácie, ktoré vás identifikujú alebo môžu viesť k vašej identifikácii (napr. meno, bydlisko, telefónne číslo, email a iné). Ich detailný prehľad bude popísaný nižšie.
4. ADH pri spracovaní vašich osobných údajov vždy postupujeme v súlade s platnými právnymi predpismi.
II. Rozsah spracovania osobných údajov
1. Kategórie osobných údajov:
ADH spracováva tieto kategórie osobných údajov, ktoré sú nám poskytujete pri odoslaní elektronickej prihlášky a v súvislosti s webovou stránkou https://holic.aikidosaa.sk:
a) Identifikačné a kontaktné údaje: Meno, priezvisko, dátum narodenia, štátna príslušnosť, e-mail, telefónne číslo a adresa bydliska. V prípade neplnoletých členov zhromažďujeme aj kontaktné údaje rodiča alebo zákonného zástupcu,
b) Údaje z komunikácie: Informácie z našej vzájomnej komunikácie (napríklad z e-mailov alebo kontaktných formulárov),
c) Fotografie a videozáznamy: Súčasťou zhromažďovaných údajov môžu byť aj prípadné fotografické záznamy a videozáznamy vás, zhotovené v bežnej dokumentačnej kvalite na seminároch a podujatiach usporadúvaných ADH a/alebo Slovenskou Aikido Asociáciou (Aikikai Slovakia). Tieto záznamy slúžia na dokumentačné a propagačné účely činnosti ADH a/alebo Slovenskou Aikido Asociáciou (Aikikai Slovakia) (napríklad zverejnenie na našej webovej stránke, sociálnych sieťach). Ak s takýmto spracovaním nesúhlasíte, prosím, informujte nás o tom pri prihlásení alebo kedykoľvek neskôr na adrese aikido.dojo.holic@gmail.com.
2. Súbory Cookies na našej webovej stránke:
Na našich webových stránkach používame malé dátové súbory, tzv. cookies. Slúžia na zabezpečenie riadneho fungovania webovej lokality a zlepšenie vášho užívateľského zážitku.
a) Váš súhlas s cookies: Pri prvej návšteve našej stránky vás požiadame o udelenie súhlasu s používaním cookies prostredníctvom cookie lišty/bannera. Tam si môžete nastaviť, aké typy cookies povolíte. Bez vášho súhlasu sa nebudú ukladať žiadne cookies, ktoré nie sú nevyhnutné pre fungovanie stránky.
b) Viac informácií: Detailnejšie informácie o tom, aké cookies používame a ako funguje správa vášho súhlasu, nájdete na našej samostatnej stránke Cookies. Na viac o cookies si môžete prečítať viac o tom, aké cookies používame a prečo.
III. Prečo a ako dlho spracovávame vaše osobné údaje
ADH spracováva vyššie uvedené kategórie osobných údajov na tieto účely:
1. Plnenie zmluvy a zákonných povinností:
a) Na splnenie zmluvného záväzku (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR): Vaše údaje spracovávame, aby sme mohli s vami riadne uzavrieť a plniť zmluvu o členstve v ADH a poskytovať vám naše služby. Poskytnutie týchto údajov je nevyhnutnou podmienkou pre odoslanie členskej prihlášky. Tieto údaje uchovávame po dobu vášho členstva v ADH a následne po dobu, ktorú nám ukladajú právne predpisy (napríklad zákon o účtovníctve).
b) Na splnenie zákonných povinností (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR): Z nášho zmluvného vzťahu vyplývajú aj zákonné povinnosti, a preto musíme spracovávať vaše údaje pre účely ako sú účtovníctvo, dane, archivácia a poskytovanie súčinnosti správnym orgánom, polícii a súdom. Tieto údaje uchovávame po dobu potrebnú na splnenie archivačnej povinnosti podľa platných právnych predpisov (napr. zákon o účtovníctve).
2. Naše oprávnené záujmy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR):
Spracovávame vaše osobné údaje aj na základe našich oprávnených záujmov, ktoré sú riadne posúdené tak, aby nezasahovali neprimerane do vašich práv a slobôd:
a) Obrana v prípade sporu: Našim oprávneným záujmom je tiež chrániť naše práva a brániť sa v prípade právneho sporu. Z tohto dôvodu uchovávame potrebné údaje po dobu, ktorú vyžadujú právne predpisy, napríklad pre účtovné účely (zákon o účtovníctve).
b) Zasielanie informácií súvisiacich s činnosťou ADH: Našim oprávneným záujmom je aj informovať vás o dôležitých novinkách a aktivitách súvisiacich s činnosťou ADH, najmä po dobu vášho členstva. Týka sa to napríklad informácií o zmenách tréningov, seminároch, členských príspevkoch a iných prevádzkových záležitostiach klubu.
IV. Právny základ pre spracovanie osobných údajov
Zákonnosť spracovania vašich osobných údajov je daná článkom 6 ods. 1 GDPR. Spracovanie je zákonné, ak je potrebné na:
a) splnenie zmluvy,
b) splnenie zákonnej povinnosti,
c) ochranu oprávnených záujmov ADH,
d) alebo ak prebieha na základe vášho udeleného súhlasu.
Jednotlivé tituly spracovania sme vám podrobne popísali vyššie.
V. Poskytovanie osobných údajov tretím osobám
a) Orgány štátnej správy: V rámci našich zákonných povinností musíme osobné údaje poskytovať orgánom štátnej správy, ako sú finančné úrady, súdy a orgány činné v trestnom konaní.
b) Subdodávatelia a spracovatelia: Vaše osobné údaje môžu byť ďalej poskytnuté našim subdodávateľom a spracovateľom, ako sú právna kancelária, poskytovatelia poštových služieb alebo účtovná kancelária. Poskytnutie údajov bude vždy v súlade so zásadou minimalizácie a len na konkrétny, jasne vyjadrený účel.
c) Marketing tretích strán: Nemáme v úmysle poskytovať vaše osobné údaje ďalším subjektom na účely ponúkania služieb tretích strán.
d) Mimo EÚ/EHP: Vaše osobné údaje nebudeme poskytovať do krajín mimo Európsku úniu alebo Európsky hospodársky priestor.
VI. Doba spracovania osobných údajov
Dobu spracovania osobných údajov zo strany ADH sme popísali v čl. III týchto Zásad. Pre transparentnosť a zrozumiteľnosť môžeme zhrnúť:
a) Vaše osobné údaje budeme spracovávať po dobu, počas ktorej budete členom ADH, alebo po dobu potrebnú k plneniu archivačnej povinnosti podľa platných právnych predpisov, ako sú napr. zákon o účtovníctve.
b) Osobné údaje budú spracovávané a ukladané najmenej po dobu trvania členstva. Niektoré osobné údaje potrebné pre daňové a fakturačné povinnosti budú uchovávané dlhšie spravidla 5 – 10 rokov počínajúc rokom nasledujúcim od vzniku uchovávanej skutočnosti (v súlade s príslušnými ustanoveniami zákona o účtovníctve príp. zákona o dani z pridanej hodnoty).
c) Osobné údaje nebudú nikdy uchovávané dlhšie ako je zákonom stanovené maximum. Po uplynutí archivačnej doby budú osobné údaje bezpečne a nenávratne zmazané tak, aby nemohlo dôjsť k ich zneužitiu.
VII. Pôvod osobných údajov
1. ADH získava osobné údaje priamo od Vás a to hlavne vyplnením elektronickej prihlášky, vzájomnej komunikácie alebo z osobne uzatvorených zmlúv. Okrem toho môžu osobné údaje pochádzať tiež z verejne dostupných zdrojov. Takýto prípad však nastáva výnimočne (hlavne pri oprave poskytnutých údajov, plnení zákonných povinností, či iných činnostiach v rámci oprávnených záujmov).
2. Môže nastať situácia kedy ADH získa osobné údaje od osoby odlišnej od subjektu údajov v súvislosti s vyplnením elektronickej prihlášky zákonným zástupcom dieťaťa. V takom prípade:
a) Už v rámci prihlášky osobu vypĺňajúcu prihlášku poučujeme písomne o tom, aby boli zadané osobné údaje všetkých subjektov, alebo aspoň s ich vedomím a súhlasom.
b) Následne zasielame e-mailom všetkým subjektom informáciu o zadaní osobných údajov do nášho systému.
3. Snažíme sa predísť neoprávnenému použitiu osobných údajov a jednáme vždy transparentne.
VIII. Dôležité informácie o spracovaní údajov
1. Dôležitosť poskytnutia údajov: Ak nám neposkytnete osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na riadne uzatvorenie elektronickej prihlášky a poskytovanie súvisiacich služieb (údaje uvedené v čl. III. 1 týchto Zásad), žiaľ, nebudeme môcť prijať vašu prihlášku a poskytnúť vám služby spojené s členstvom v ADH.
a) Dobrovoľné údaje: Upozorňujeme, že súhlas s fotografovaním/natáčaním a zasielaním informácií súvisiacich s činnosťou ADH (uvedené v čl. III. 2.b) sú dobrovoľné. Ich neposkytnutie nemá vplyv na vaše členstvo v ADH ani na poskytovanie základných služieb.
2. Vaša zodpovednosť za presnosť údajov: Je vašou povinnosťou poskytnúť nám len pravdivé a presné osobné údaje. Za správnosť a pravdivosť poskytnutých údajov nesiete zodpovednosť vy. ADH nenesie zodpovednosť za správnosť údajov, ktoré nám boli poskytnuté.
3. Spôsob spracovania: Vaše osobné údaje spracovávame v elektronickej podobe. ADH nevykonáva automatické rozhodovanie ani profilovanie na základe vašich údajov.
IX. Vaše práva súvisiace so spracovaním osobných údajov
V niektorých prípadoch, najmä ak ide o splnenie našich zákonných povinností (napríklad v oblasti účtovníctva alebo daní) alebo o ochranu našich oprávnených záujmov (napríklad v prípade právneho sporu), nemusíme byť schopní vyhovieť vašej žiadosti o výmaz alebo obmedzenie spracovania v plnom rozsahu. Vždy vás budeme informovať o dôvodoch prípadného nevyhovenia žiadosti.
ADH informuje svojich členov ako subjekty osobných údajov, že máte v súvislosti s ochranou osobných údajov tieto práva:
1. Prehľad vašich práv:
a) Právo na prístup k osobným údajom: Máte právo vedieť, či spracovávame vaše osobné údaje. Ak áno, máte právo získať prístup k informáciám o účeloch spracovania, kategóriách spracovávaných osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, dobe uchovávania údajov a informáciách o vašich právach.
b) Právo na opravu osobných údajov: Ak sa zmení napríklad vaše telefónne číslo, e-mail, adresa alebo iná informácia, ktorá je osobným údajom, máte právo požiadať nás o opravu spracovávaných osobných údajov.
c) Právo na výmaz („právo byť zabudnutý“): V určitých stanovených prípadoch máte právo požiadať nás o vymazanie vašich osobných údajov. Napríklad ak už spracovávané údaje nie sú potrebné pre uvedené účely, alebo ak ste odvolali súhlas (ak je to právny základ). Vezmite prosím na vedomie, že v niektorých prípadoch (napríklad ak nám zákon ukladá povinnosť uchovávať určité údaje) nemusíme vašej žiadosti o výmaz vyhovieť v plnom rozsahu. Vždy vás budeme informovať o dôvodoch prípadného nevyhovenia.
d) Právo na obmedzenie spracovania osobných údajov: Ak by ste mali pocit, že spracovávame vaše údaje v širšom rozsahu, než je potrebné, alebo ak spochybňujete ich presnosť, môžete požiadať o obmedzenie spracovania. To znamená, že vaše údaje budú spracovávané iba pre najnutnejšie zákonné dôvody alebo budú zablokované. Aj tu platí, že v niektorých prípadoch môže byť obmedzenie spracovania obmedzené našimi zákonnými povinnosťami.
e) Právo podať sťažnosť Úradu pre ochranu osobných údajov: Ak sa domnievate, že vaše práva boli porušené, môžete sa obrátiť na dozorný orgán – Úrad pre ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
f) Právo na prenosnosť údajov: Máte právo získať svoje osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich k inému správcovi, ak tomu nebránia žiadne zákonné alebo iné významné prekážky.
g) Právo vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov: V určitých situáciách máte právo vzniesť námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov, najmä ak je právnym základom oprávnený záujem.
2. Ako si uplatniť svoje práva:
Jednotlivé práva si môžete uplatniť zaslaním žiadosti na adresu aikido.dojo.holic@gmail.com.
3. Limity pri uplatňovaní práv:
Upozorňujeme, že v niektorých prípadoch, najmä ak ide o splnenie našich zákonných povinností (napríklad v oblasti účtovníctva alebo daní) alebo o ochranu našich oprávnených záujmov (napríklad v prípade právneho sporu), nemusíme byť schopní v niektorých prípadoch vyhovieť vašej žiadosti o výmaz alebo obmedzenie spracovania v plnom rozsahu, a to z dôvodu našich zákonných povinností alebo oprávnených záujmov, ktoré sú popísané v čl. III týchto Zásad. O dôvodoch prípadného nevyhovenia vašej žiadosti vás vždy budeme informovať.
4. Riešenie sporných situácií:
V prípade, ak by ste sa domnievali, že spracovanie vašich osobných údajov je v rozpore s ochranou vášho súkromného a osobného života alebo s príslušnými právnymi predpismi (hlavne ak sú osobné údaje nepresné) s ohľadom na účel ich spracovania môžete nás o vysvetlenie a to e-mailom na aikido.dojo.holic@gmail.com. Môžete tiež vzniesť námietku proti spracovaniu a požadovať emailom, aby ADH zabezpečila odstránenie takto vzniknutého stavu. ADH o námietke rozhodne a informuje o rozhodnutí subjekt údajov. Ak ADH vašej námietke nevyhovie, máte právo obrátiť sa priamo na Úrad pre ochranu osobných údajov. Týmto ustanovením nie je dotknuté právo obrátiť sa so svojim podnetom na Úrad pre ochranu osobných údajov priamo.
5. Časová lehota na odpoveď:
Vynasnažíme sa vám odpovedať a poskytnúť informácie o prijatých opatreniach čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca od prijatia vašej žiadosti. V prípade potreby, najmä s ohľadom na počet žiadostí alebo ich zložitosť, sme oprávnení lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace. O prípadnom predĺžení a jeho dôvodoch vás budeme informovať.
6. Preukázanie totožnosti:
Ak uplatníte niektoré z vyššie uvedených práv, ADH si vyhradzuje právo požiadať vás o preukázanie totožnosti, aby sme sa uistili, že žiadosť podáva oprávnená osoba. Ak žiadateľ nepreukáže svoju totožnosť do 14 dní od zaslania žiadosti na overenie totožnosti, jeho žiadosť nemusí byť prijatá. Akceptujeme napríklad kópiu občianskeho preukazu (s možnosťou začiernenia nepodstatných údajov) alebo iný overiteľný spôsob.
7. Poplatky za opakované žiadosti:
Správca je oprávnený v prípade opakovanej a neodôvodnenej žiadosti o poskytnutie fyzickej kópie spracovávaných osobných údajov účtovať primerané poplatky za administratívne náklady s tým spojené.
X. Záverečné ustanovenia
1. Všetky právne vzťahy vznikajúce v súvislosti so spracovaním osobných údajov sa riadia právnym poriadkom Slovenskej republiky a to bez ohľadu na to, odkiaľ bol prístup k nim realizovaný. K riešeniu prípadných sporov vzniknutých v súvislosti s ochranou súkromia medzi subjektom a správcom sú príslušné slovenské súdy.
2. Sťažnosť môžete podať aj u dozorného úradu, ktorým je Úrad pre ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.